Arbeitsvorbereitung & PM
Teamleiter: Mathias Timm
Stv. Teamleitung und Prokurist: Georg Gelfus ppa.
Die Abteilung Arbeitsvorbereitung ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt im direkten Austausch mit unseren Kunden. Hier laufen alle Fäden zusammen – von der ersten Auftragserfassung bis zur finalen Abstimmung.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die sorgfältige Erfassung und Prüfung eingehender Aufträge sowie die Koordination von Terminen und Produktionsabläufen. Die Mitarbeitenden sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig vorliegen und die einzelnen Arbeitsschritte optimal aufeinander abgestimmt sind.
Durch ihre strukturierte Planung und enge Kommunikation mit Kunden sowie internen Abteilungen stellt die Arbeitsvorbereitung sicher, dass Projekte termingerecht, effizient und in höchster Qualität umgesetzt werden.
Organisatorisches
Kundenaufteilung
Checklisten
Terminüberwachung
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Go-Versand (Proofversand)
Versand von Proofs
Proofs werden zusammen mit den Versandpapieren in der Arbeitsvorbereitung (AVOR) versandfertig vorbereitet.
Die Versandabteilung holt diese spätestens um 16:30 Uhr ab, verpackt sie und übernimmt den Versand.
Erstellung der Versandpapiere
Für den Versand ist ein Lieferschein erforderlich. Dieser wird in Aramis wie folgt erstellt:
- Reiter „Auftragsbearbeitung“ öffnen
- Punkt „9 – Lieferschein Repro“ auswählen
- Auftragsnummer des jeweiligen Proof-Auftrags eingeben
- Artikel und Menge erfassen
Anschließend:
- Lieferschein als PDF speichern und im entsprechenden Auftrag im Explorer ablegen
- Lieferschein zusätzlich ausdrucken
Erstellung des Versandauftrags
Nach dem Lieferschein wird der Versandauftrag erstellt. Dabei wird zwischen Inland und Ausland unterschieden:
Inland
- Versand über GO! Webportal
- Zugangsdaten:
- Benutzername: georg.gelfus@kostlin.de
- Passwort: QQHIdzS9J^aT8yk
- Anleitung: Präsentation „Wie erfasse ich einen Versandauftrag in GO?“
Ausland
- Versandpapiere werden von der Versandabteilung erstellt
- AVOR erstellt nur den Lieferschein
- Standardversand: UPS Standard
- Wenn Zustellung am nächsten Tag erforderlich ist:
- Hinweis hinterlassen → Versand erfolgt mit UPS Saver
Adressverwaltung (UPS)
Die Proof-Adressen werden von der AVOR in UPS hinterlegt.
Eine Anleitung dazu befindet sich in der Präsentation:
„Wie lege ich eine Adresse in UPS an?“
Auftragssteuerung
Auftragsanlage
Die Auftragsanlage erfolgt über Aramis. Dabei müssen alle relevanten Bestellinformationen vollständig in das System übertragen werden.
Es wird zwischen zwei Arten der Auftragsanlage unterschieden:
- Kunden ohne Webcenter-Anbindung:
Manuelle Auftragsanlage - Kunden mit Webcenter-Anbindung:
Auftragsanlage per XML-Import
Die konkrete Vorgehensweise bei der Auftragsanlage ist kundenspezifisch. Daher ist es notwendig, die entsprechenden Informationen beim jeweiligen Kunden unter dem Punkt „Arbeitsvorbereitung – Auftragsanlage“ zu prüfen.
Nach erfolgreicher Anlage des Auftrags muss in Aramis stets die Funktion „JDF“ ausgeführt werden. Dadurch werden alle Informationen an die Automation Engine übertragen und automatisch ein Auftragsordner erstellt.
Kurze Erklärung Aramis:
- Reiter 1: Kundenangaben: von Bestellung übernehmen (Selbsterklärend)
- Reiter 2: Auftragsbeschreibung: hier werden alle relevanten Informationen erfasst die zur Ausarbeitung wichtig sind und nicht in vorgegebenen Feldern von Aramis erfasst werden können. z.B. Spezielles Trapping das vom Standard abweicht, spezielle farbliche Ausarbeitung, eventuell Info zu Stoßversatz etc. oder spezielle Standards zu Endkunden der Druckerei
- Reiter 3: Spezifikationen –> Selbsterklärend. Alle Informationen der Bestellung sowie technische Parameter werden hier erfasst
- Reiter 3: Druckfarben –> Selbsterklärend. Alle Informationen zu Farben, Platten, Zylinder, Wechsler oder Neu, Rasterart,Mikrozelle, Winkelung und Durchhang wird hier erfasst. Diese Informationen stellen sich aus Bestellung und Profil zusammen. Das jeweilige Profil muss individuell erfasst werden oder vom Vorauftrag übernommen werden wenn es ein Änderungsauftrag ist und nur teilweise Farben neu produziert werden.
- Reiter 4: Arbeitsvorgaben/Termine: Hier werden alle Steps die für die Ausarbeitung nötig sind erfasst. Rechte Maustaste “Arbeitsvorgaben aus Vorlage” einlesen. Kunde JG Service. Im jeweiligen Artikel wird das Datum erfasst, bis wann der Step erledigt sein muss. Der Artikel erscheint dann in der Terminliste. (Siehe auch “Abteilungen/Arbeitsvorbereitung&PM/Organisatorisches/Terminüberwachung“)
- Kunden ohne Webcenter-Anbindung:
Korrekturen
Korrektur von Endkunde:
Korrekturen durch Endkunden
Es wird grundsätzlich zwischen Hauskorrekturen (Fehlerursache bei Köstlin) und Bestelleränderungen (vom Kunden veranlasste, inhaltlich korrekte Anpassungen durch Köstlin) unterschieden.
Hauskorrekturen dürfen keinesfalls durch den Kunden an uns zurückgespielt werden, da dies darauf hindeuten würde, dass fehlerhafte PDFs unsererseits ausgeliefert wurden.
Bestelleränderungen sind im System Aramis im Reiter 4 „Arbeitsvorgaben / Termine“ unter der Artikelnummer 50104 „Bestelleränderung“ inklusive Termin zu erfassen. Die jeweilige Korrektur ist in der Spalte „Timing/Anweisung“ eindeutig und nachvollziehbar zu beschreiben.
Eingehende Korrekturanweisungen (z. B. neue Daten oder Anweisungen per E-Mail) sind auszudrucken und der entsprechenden Auftragsmappe beizufügen.
Nach Durchführung der Korrektur sind sämtliche PDFs erneut gemäß Vorgabe zu überprüfen. Siehe dazu “Checklisten”.
Proofversand
Versand von Proofs
Proofs werden zusammen mit den Versandpapieren in der Arbeitsvorbereitung (AVOR) versandfertig vorbereitet.
Die Versandabteilung holt diese spätestens um 16:30 Uhr ab, verpackt sie und übernimmt den Versand.
Erstellung der Versandpapiere
Für den Versand ist ein Lieferschein erforderlich. Dieser wird in Aramis wie folgt erstellt:
- Reiter „Auftragsbearbeitung“ öffnen
- Punkt „9 – Lieferschein Repro“ auswählen
- Auftragsnummer des jeweiligen Proof-Auftrags eingeben
- Artikel und Menge erfassen
Anschließend:
- Lieferschein als PDF speichern und im entsprechenden Auftrag im Explorer ablegen
- Lieferschein zusätzlich ausdrucken
Die Proofs werden dann verpackt und in der AVOR gesammelt mit dem dazugehörigen Papieren. Der Versand versendet diese per GO. Siehe dazu auch “GO-Versand”.
R2P-Daten
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Freigabe
Freigabe durch Endkunde:
- Wir erhalten die Freigabe durch den Endkunden
- In Aramis werden im Reiter 4 “Arbeitsvorgaben / Termine” folgende Artikelnummern erfasst:
- Proof – nur falls gewünscht
- 50102 Aufbereitung für Endbelichtung
- 50103 Vorkontrolle
- Druckmedien (gewünschte Plattenart und/oder Sleeves, Druckdaten)
- 65101 Endkontrolle / Qualitätssicherung
- Bei jedem Artikel muss das Datum erfasst werden!
- Aufbereitung für Endbelichtung -> unter Hinweis muss erfasst werden was mitgeliefert oder erstellt werden muss. z.B. HP und DK (Plot und Druckkarte) – eventuell Proof
- bei den Druckmedien muss die Anzahl eingetragen werden. Bei Druckbplatten muss die Anzahl der Farben x die Anzahl der Platten erfasst werden. z.B. 7 Farben x 2 Bahnen = 7 x 2
- Unter Endkontrolle / Qualitätssicherung muss abermals erfasst werden, was der Lieferung beigelegt werden muss.
Abrechnung
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